Assistant(e) de Direction – Rabat

À propos du poste

L’Assistant(e) de direction apporte un appui organisationnel, administratif et logistique au Directeur général, afin de lui permettre de se consacrer pleinement au pilotage de l’entreprise. Il organise la gestion de son temps, prépare ses dossiers et veille au bon déroulement des instances de direction. Relais entre la direction, les différents pôles et les interlocuteurs externes, il assure la circulation et la fiabilité de l’information ainsi que le suivi des décisions prises. Il apporte également un appui au Responsable des ressources humaines dans le traitement de certaines données administratives. Interlocuteur privilégié des partenaires internes et externes de la direction, il contribue à l’image de Sweet Chef par la qualité de son accueil, de ses écrits et de ses échanges. Il exerce ses missions avec un haut niveau de discrétion et de confidentialité.

Missions et activités principales

Organisation de l’activité de la direction

• Gérer l’agenda et organiser les rendez-vous et déplacements du Directeur général
• Assurer le traitement et le suivi des courriers et de la messagerie de la direction
• Préparer les dossiers et documents nécessaires aux rendez-vous et réunions

Instances et suivi des décisions

• Organiser les comités et réunions de direction
• Rédiger les ordres du jour et les comptes rendus
• Assurer le suivi des actions décidées auprès des pôles concernés
• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi de l’activité

Appui au traitement des données administratives et RH

• Assister le RRH dans la saisie et la mise à jour de données administratives (dossiers du personnel, suivi des absences, documents contractuels)
• Contribuer au classement et à l’archivage des documents RH
• Préparer des tableaux de suivi ou des extractions à la demande de la direction
• Respecter la confidentialité des données personnelles traitées

Communication et gestion documentaire

• Rédiger et mettre en forme courriers, notes et présentations
• Organiser le classement et l’archivage des documents de la direction
• Contribuer à la diffusion de l’information interne

Relations avec les interlocuteurs de la direction

• Accueillir les visiteurs et partenaires de la direction
• Assurer le relais avec les prestataires et organismes externes, notamment les écoles et organismes de formation pour le suivi des alternants
• Coordonner l’organisation d’événements internes et de rendez-vous institutionnels

Responsabilités

• Organise l’agenda de la direction en autonomie, dans le cadre des priorités définies
• Garantit la confidentialité des informations traitées, y compris les données RH auxquelles il a accès
• Tient le Directeur général régulièrement informé de l’avancement des dossiers et des points d’attention

Profil recherché

Savoirs

• Techniques d’assistanat et d’organisation
• Outils bureautiques et collaboratifs
• Fonctionnement de l’entreprise et de ses différents pôles
• Notions de base en administration du personnel et en protection des données personnelles

Savoir-faire

• Excellente maîtrise du français, à l’écrit comme à l’oral
• Organiser et hiérarchiser les priorités
• Rédiger des écrits professionnels
• Assurer le suivi de plusieurs dossiers en parallèle
• Mettre à jour et exploiter des tableaux de bord
• Saisir et mettre à jour des données administratives avec rigueur

Savoir-être

• Discrétion et sens de la confidentialité
• Rigueur et sens de l’organisation
• Réactivité et aisance relationnelle