Niveau d’études : Bac +3 à Bac +5
Type de contrat : CDI ou CDD selon profil
Disponibilité : Immédiate

Missions:

1. Gestion et organisation administrative

• Créer et maintenir une arborescence claire des dossiers (physiques et numériques) selon les pôles et les projets.
• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour de tous les documents administratifs, juridiques et RH.
• Préparer, rédiger et mettre en forme les courriers, notes internes, procès-verbaux, attestations, conventions, certificats, demandes officielles, etc.
• Suivre les dates clés et échéances (renouvellements, signatures, échéances contractuelles, autorisations, visas, etc.).
• Mettre à jour les fichiers internes : liste des prestataires, partenaires, collaborateurs, numéros de contrat, etc.
• Scanner, classer et nommer les documents selon une nomenclature rigoureuse.
• Tenir à jour un registre des documents sortants et entrants.
• Assurer le suivi des courriers électroniques et physiques (réponses, relances, accusés).
• Préparer des tableaux de suivi administratif (contrats, conventions, courriers, signatures, etc.).

2. Soutien juridique de base (en appui à la direction ou au pôle juridique)

• Mettre à jour les modèles de contrats types (avenants, lettres de résiliation, attestations, etc.).
• Tenir un registre de suivi des contrats : dates de signature, échéances, renouvellements, préavis.
• Aider à la préparation des documents pour les autorités (déclarations, attestations, courriers officiels).
• Participer à la gestion de la confidentialité des documents et au respect des obligations légales internes.

3. Gestion RH et administrative du personnel

• Aider à la rédaction des contrats de travail, avenants, attestations de présence, certificats, lettres de fin de mission, etc.
• Tenir à jour les dossiers individuels des salariés, intermittents, prestataires, collaborateurs externes.
• Suivre les périodes d’essai, renouvellements et préavis.
• Tenir à jour les plannings du personnel, les absences, congés, retards, autorisations de sortie, etc.
• Participer à la préparation des éléments de paie (transmission des informations nécessaires au cabinet comptable ou RH).
• Préparer les demandes d’attestations administratives (travail, salaire, congé, stage, etc.).
• Suivre les recrutements : tri des candidatures, convocations, premiers échanges, mise à jour de la base candidats.

4. Communication et correspondance administrative

• Rédiger et envoyer les e-mails officiels pour la direction ou l’administration.
• Relire les courriels importants avant envoi pour garantir la clarté, la politesse et la cohérence.
• Assurer le suivi des réponses et relances pour les documents en attente de validation.

Profil recherché

• Bac +3 à Bac +5 en Administration, Droit, Gestion, RH ou équivalent.
• 1 à 3 ans d’expérience minimum en administration ou gestion polyvalente.
• Rigueur, sens de l’organisation, fiabilité, autonomie.
• Capacité à structurer et simplifier des informations complexes.
• Très bonne maîtrise du français et de l’anglais (rédaction et orthographe irréprochables).
• Bonne connaissance du droit du travail, des contrats et des procédures administratives.
• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PDF, Google Drive, Canva (pour la mise en forme).
• Discrétion, confidentialité et esprit d’équipe.