chargée administrative

À temps plein

Cette offre d'emploi a été publié plus de 15 semaines 3 jours...

L’association offre ce poste de chargée administrative aux candidats possédant ces caractéristiques suivantes :

Description du poste : 

PROFIL RECHERCHE 

- De formation Bac+ 3, en Gestion entreprise/ secrétariat ou équivalent, vous possédez une expérience d’au moins 2 ans dans un poste similaire.

- Vous maîtrisez les outils bureautiques standards (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Publisher, Access) et Internet Explorer.

- Vous maîtrisez les langues Arabe, Française et Anglaise.

- Vous êtes dynamique, réactif, actif et rigoureux.

- Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles en Arabe et en français et organisationnelles.

- Vous faites preuve de jugement et de discrétion et de responsabilité.

SECRETARIAT :

  • Accueil téléphonique et physique ;
  • Gestion du courrier entrant et sortant ;
  • Saisie et mise en forme de documents ;
  • Gestion des fournitures.

ADMINISTRATION / CLASSEMENT ET ARCHIVAGE

  • Suivi quotidien de l’archivage des données en format électronique et format papiers (Rapports, présentations, photos, PVS, communiqués de presses ;
  • Assurer le classement des pièces comptables en format papier et format électronique ;
  • Classement de l’album photo en format papier et électronique
  • Gérer la boite mail ;
  • Gestion et actualisation des bases de données : (liste des adhérents actualisé, liste du conseil d’administration actualisée…
  • Rédaction des Pvs de réunions 

ADMINISTRATION / LOGISTIQUE 

  •   Assurer l’organisation des réunions : réservation de salles, salons, commandes de boissons
  •   Organiser les vidéos ou conférence calls en relation avec le support
  •   Assurer l’organisation des voyages : demande de voyage, ordre de mission, distribution, note de frais.
  •   Assurer la tenue du budget des frais de fonctionnement (frais de voyage, restaurants, boissons…) 
  •   Gérer l’agenda en coordonnant l’ensemble de ses rendez-vous internes ou externes en assurant la préparation des dossiers y afférant, ainsi que le suivi des actions retenues. 
  • Veille et gestion de l’Agenda quotidienne  du président, du directeur et du conseil d’administration.
  •   Assurer la veille permanente et active des messages internes ou externes adressés à l’association  (courrier, téléphone, -emails…) en identifiant les priorités, les alertes à signaler et en préparant ou produisant (selon le cas) certaines réponses (en anglais ou en français),
    - Structurer, organiser et coordonner les séminaires internes ainsi que les autres évènements externes liés à l’activité de l’association.
  •  Organiser et assurer le bon déroulement des déplacements; anticiper puis préparer toute documentation utile en amont.
  •  Assister l’équipe lors des appels d’offres.
  •  Réaliser la production de documents en Français ou Arabe
  •  Assurer la coordination entre les membres du CA et les membres adhérents
     Gérer l’ensemble des contacts de l’association
  • Assurer les commandes de matériels et de fournitures
  • Assurer l’organisation et la propreté de bureau, le matériel de bureau, gestion des femmes de ménages …

ADMINISTRATION / FOURNISSEURS ET CONTROLE DE GESTION

  • Assurer la veille et le suivi administratif des contrats des consultants/prestataires externes/fournisseurs (renouvellements, préavis) ;
  • Réaliser le référencement annuel des prestataires ;
  • Contribuer à la préparation des arrêtés trimestriels, et plus particulièrement de fin d'année ;
  • Centraliser le classement des bons de commande ;
  • Tenir un tableau de suivi des prestataires externes.

Salaire : le discuter sur place.

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Publié le 5 mars, 2018

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