Assistante Administrative

À temps plein

Cette offre d'emploi a été publié plus de 2 semaines 1 jour...

DEFINITION DU POSTE :

L’Assistante Administrative remplit des missions administratives variées, dans différents domaines tels que le secrétariat, le suivi de dossiers commerciaux et le suivi des marchés.

Elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement d’un service et suit les dossiers selon l’organisation en place. Elle peut intervenir dans différents services et devoir s’y adapter rapidement.

D’autre part, elle est à même d’accueillir physiquement et téléphoniquement le public. Elle répond à diverses demandes d’interlocuteurs internes ou externes et véhicule l’image de l’entreprise.

POSITION DU POSTE DANS L’ORGANISATION :

Hiérarchie : Directeur Général

Collaborateurs collatéraux : Ingénieur d’Affaires « Institutionnels », Chargé d’Affaires « Privé », Assistante Commerciale, Responsable Financière, Comptable et Bureau d’étude.

COMPETENCES REQUISES :

Profil

  • Formation : Bac +2 en secrétariat ou technique administrative ou gestion des entreprises.
  • Expérience : minimum de 3 ans dans la fonction
  • Langue : bilingue Arabe, Français et Anglais.

Compétences Techniques

  • Maîtriser des connaissances de base variées : techniques de secrétariat, outils bureautiques, utilisation d’Internet, classement et archivage, règles de l’expression écrite, …
  • Maîtriser les techniques de communication téléphonique
  • Maîtriser les bases d’une communication orale efficace
  • Etre capable de se conformer à des opérations méthodiques et à des consignes
  • Connaître l’organisation interne de l’entreprise et ses circuits d’information
  • Connaître les informations utiles au public

      Compétences Transverses

  • Etre capable de s’adapter à des tâches et des environnements de travail divers
  • Savoir gérer les priorités
  • Etre méthodique et rigoureux
  • Etre capable de faire face à tout type de public, en s’adaptant à son interlocuteur
  • Respecter la confidentialité

  FINALITES ET MISSIONS DU POSTE :

Responsabilités

Vous êtes responsable de l’application des procédures et de la réalisation effective du travail dans le respect des consignes et des délais.

Vous devez  rendre compte régulièrement de vos activités, et alerter éventuellement sur les difficultés rencontrées.

  • Assister la Direction Générale dans le suivi de ses Dossiers
    • Assurer le secrétariat du Directeur Général : gestion de la correspondance, des appels et des déplacements, coordonner les différents engagements et veiller à la gestion des priorités.
    • Assister le Directeur Général dans la gestion des dossiers de l’entreprise : relations clients, partenaires et fournisseurs, organisation des réunions externes, conception rapports et documents, relais des informations,…
    • Contribuer à la bonne coordination entre la Direction Générale et les différents services : interface directe avec les interlocuteurs internes, organisation des réunions internes, rédaction des comptes-rendus de réunion, assistance au suivi des dossiers du personnel,…
    • Suivre les Documents et Dossiers Administratifs
      • Identifier, vérifier et actualiser l’ensemble des documents administratifs de l’entreprise
      • Préparer les dossiers administratifs des appels d’offre en veillant à la bonne application des règles de procédures liées aux marchés
      • Rédiger sur consignes des documents administratifs et suivre les dossiers d’obtention de nouveau document administratif pour l’entreprise (qualification).
  • Assurer la Gestion des Achats au niveau National
    • Gérer et prospecter les fournisseurs locaux et nationaux
    • Consulter régulièrement les fournisseurs et assister la direction commerciale dans l’établissement des offres techniques et commerciales
    • Assurer la gestion des commandes auprès des fournisseurs : bon de commande, suivi, livraisons, délais, paiement,…
    • Réaliser les Travaux de bureautiques
      • Produire des documents professionnels : correspondances externes, notes internes,…
      • Saisir et présenter tout type de données : tableaux de suivi, bases de données, références,…
      • Rechercher, restituer et classer l’information
      • Assurer la Gestion du Courrier et des Documents
        • Enregistrer, diffuser et expédier le courrier
        • Trier les documents et diffuser aux services concernés
        • Procéder à leur classement selon des règles et des procédures établies
  • Assurer l’accueil des Visiteurs
    • Recevoir et orienter le visiteur à l’accueil
    • Emettre, recevoir et transférer les appels
    • Gérer les demandes des visiteurs (téléphone ou face à face) en liaison avec les autres services
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Publié le 5 janvier, 2017

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